Diera digital sekarang ini, kehidupan dipenuhi oleh teknologi yang canggih. Mesin-mesin lama satu persatu mulai tergantikan oleh teknologi digital yang jauh lebih canggih. Baru-baru ini hangat dibicarakan mengenai artificial intelligence (kecerdasan buatan) yang mampu menggantikan atau memudahkan berbagai kegiatan salah satunya perkantoran.
Pada ekosistem perkantoran, SDM atau karyawan memegang peranan yang penting dalam mencapai tujuan dari perusahaan. Dalam misi mencapai tujuan, terdapat usaha dan kolaborasi yang dilakukan. Bila dikaitkan dengan kemajuan teknologi, interaksi yang terjalin antara karyawan yang satu dan yang lain dengan melibatkan teknologi disebut dengan kolaborasi digital.
Kolaborasi Digital dan Era 5.0
Era 5.0 adalah konsep dimana manusia mengaplikasikan pengetahuan berbasis teknologi modern salah satunya robot dan artificial intelligence dalam memudahkan kehidupan mereka. Berbeda dengan 4.0 yang berfokus pada perkembangan teknologi, 5.0 lebih berfokus pada manusia.
Elemen utama dalam 5.0 adalah manusia sendiri yang mampu menciptakan nilai baru pada perkembangan teknologi. Hal ini pun berpengaruh pada beberapa aktivitas kerja salah satunya adalah digitalisasi kolaborasi. Digitalisasi juga dapat menjadi sarana eksplorasi dalam menambah wawasan penyelesaian pekerjaan.
Peran Kolaborasi Digital Secara Eksternal
Pesatnya perkembangan digitalisasi nyatanya dapat mendorong dan menciptakan perubahan di beberapa kegiatan perusahaan. Dimana perubahan ini juga memberikan banyak kemudahan seperti berikut ini.
1. Faktor Pendukung Komunikasi Perusahan atau Bisnis
Semua perusahaan tentunya mengharapkan ekspansi baik mendapatkan kerjasama dari perusahaan nasional atau bahkan internasional. Dengan memanfaatkan kolaborasi digital, perusahaan akan lebih mudah menjangkau kerjasama yang lebih luas lagi.
2. Mendukung Kegiatan Marketing / Pemasaran
Kemajuan digital secara langsung mendorong umat manusia dalam menciptakan peluang bisnis yang menguntungkan. Seperti memanfaatkan kolaborasi digital yang tidak terbatas oleh batas geografis.
3. Tidak Terbatas oleh Jarak maupun Waktu
Sebelum terciptanya kemajuan digital, kolaborasi harus dilakukan secara tatap muka yang mengharuskan adanya perpindahan dari satu tempat ketempat lainnya. Namun sekarang semua orang dapat melakukannya dimanapun tanpa perpindahan tempat.
4. Meningkatkan Service/ Pelayanan
Walaupun ada di era digital tidak serta merta menggantikan tenaga manusia seutuhnya. Dalam hal meningkatkan service, teknologi chatbot dapat digunakan untuk menjawab berbagai pertanyaan dari calon pelanggan. Tidak sebatas itu, pada service pengiriman barang sudah tersedia fitur real time tracking sehingga mempermudah dalam proses pelacakan barang.
Peran Kolaborasi Digital Secara Internal
Tidak hanya memberikan pengaruh dan manfaat bagi kolaborasi secara eksternal, kolaborasi digital tentunya juga memiliki banyak manfaat untuk internal perusahaan seperti berikut.
1. Mempermudah Manajemen Tim
Pekerjaan dan aktivitas perusahaan erat hubungannya dengan proses monitoring dan evaluasi. Dengan bantuan teknologi, kolaborasi digital mampu menyederhanakan proses komunikasi dan monitoring tiap harinya. Pasalnya, karyawan tidak direpotkan lagi untuk berpindah ruangan ketika melakukan pertemuan.
Tiap anggota bisa langsung melakukan online meeting dalam mengkomunikasikan ide-ide atau pemikiran mereka dengan lebih cepat dan praktis.
2. Aksesibilitas Informasi Lebih cepat
Sering dianggap sepele, namun pencarian informasi penting yang tersebar di Google Drive, Dropbox, Attachment email dan penyimpanan lainnya membutuhkan waktu yang cukup lama. Proses pencarian ini menjadi faktor yang menghambat produktivitas jam kerja.
Dengan kolaborasi digital, alur kerja karyawan dapat lebih meningkat dengan pemastian karyawan mempunyai akses pada file maupun konten.
3. Sharing Pengetahuan
Berbagi pengetahuan adalah proses yang tidak berujung dan dapat dilakukan secara terus menerus. Pengetahuan juga menjadi aset yang tak ternilai karena tidak dapat diberikan oleh software maupun uang.
Berbagi pengetahuan bisa dilakukan secara rutin dengan mengadakan forum diskusi yang terdiri karyawan yang berasal dari berbagai divisi. Pengetahuan dan informasi yang dibagikan dapat mengajarkan karyawan dan meningkatkan wawasan sehingga pekerjaan jauh lebih efisien.
4. Meningkatkan Eksekusi Bisnis
Peranan kolaborasi digital selanjutnya adalah sebagai problem solver dalam sebuah perusahaan. Kolaborasi yang kerat kaitannya dengan komunikasi dengan memfasilitasi karyawan untuk saling berdiskusi, berbagi file/materi data, keputusan yang diambil lebih cepat juga pekerjaan yang diselesaikan lebih cepat.
5. Meningkatkan Produktivitas Tim
Produktivitas adalah hal yang dapat diraih dengan adanya kolaborasi digital Hal ini terjadi karena dalam berkolaborasi secara digital, tim atau karyawan tidak perlu menghabiskan waktu dalam pencarian informasi, tugas administratif dan lain sebagainya.
Faktor Pendukung Keberhasilan Kolaborasi Digital Pada Internal Perusahaan
Dalam menjalankan kolaborasi secara digital, bukanlah hal yang mudah. Pasalnya ada hal-hal yang dapat mempengaruhi jalannya kolaborasi digital, sehingga dapat berjalan lancar dan optimal.
1. Struktur Sosial Perusahaan
Struktur sosial adalah salah satu faktor pendukung keberhasilan kolaborasi digital. Hal ini dipicu oleh hubungan antar stakeholder dalam hal ini karyawan pada proses kolaborasi yang terjalin. Struktur sosial berkaitan dengan struktur perencanaan, tugas dan fungsi stakeholder sehingga dapat menjelaskan hubungan kolaborasi.
Adanya struktur sosial, dapat membangun kesadaran dan meningkatkan kinerja karyawan saat proses kolaborasi. Kondisi ini tidak hanya membuat karyawan menjalankan tugasnya, namun juga selalu memberikan kinerja maksimal untuk pekerjaannya.
2. Teknologi Perusahaan
Faktor pendukung selanjutnya adalah penggunaan teknologi di perusahaan. Di beberapa perusahaan, sudah menyediakan dan mengadopsi cloud yang berperan sebagai penyimpanan dokumen. Dalam hal ini, tim human capital seperti pada petinggi atau business owner sebaiknya mempelajari lebih lanjut mengenai kesiapan sistem teknologi perusahaan.
Seiring berkembanganya era digital, perusahaan yang ingin mengadopsi digitalisasi pada ekosistem kerja mereka tidak harus menggunakan sistem berbasis cloud. Hal ini karena adanya pilihan untuk menggunakan sistem kolaborasi berbasis aplikasi yang dapat digunakan oleh siapa saja.
Faktor Penghambat Keberhasilan Kolaborasi Digital Pada Internal Perusahaan
Tanpa disadari ada beberapa hal atau faktor yang dianggap sepele, namun berpengaruh pada kualitas kolaborasi digital pada perusahaan. Sehingga perlu adanya
langkah serius yang diambil oleh pemimpin perusahaan, sehingga tidak menimbulkan permasalahan yang lebih kompleks.
1. Hubungan Antar Karyawan Senior dengan Junior
Seringkali terjadi, dimana dalam satu perusahaan karyawan belum mengenal juniornya atau bahkan partner karyawan lain. Bila dikaitkan dengan ekosistem perusahaan, hal ini jelas mengganggu proses kolaborasi. Hal ini juga berlaku pada seorang karyawan yang masih baru atau junior yang dituntut bekerja dengan seniornya baik yang berasal dari divisi yang sama maupun berbeda.
Kondisi ini bisa saja terjadi ketika seorang junior tidak mendapatkan program onboarding karyawan yang baik seperti kesempatan untuk dikenalkan oleh karyawan lainnya, tidak mengetahui value dari perusahaan dan pemimpin perusahaan.
2. Tidak Memiliki Kontak Antar Karyawan
Hal lain yang secara tidak disadari dapat mengganggu alur kolaborasi adalah karyawan yang tidak memiliki kontak karyawan yang lain. Tentu ada kondisi dimana seorang karyawan yang biasanya tidak memiliki kepentingan dengan karyawan divisi lain, namun karena satu dan lain hal harus menghubungi tim dari divisi lain.
Kemungkinan besar, karyawan tersebut belum atau tidak memiliki kontak tim lain. Yang pada akhirnya karyawan memerlukan waktu untuk mendapatkan kontak dari karyawan terkait.
Menggunakan Aplikasi Kolaborasi Untuk Meningkatkan Efisiensi Ekosistem Perusahaan
Menyambut era 5.0 bukan menjadi ancaman bagi manusia, hal ini karena di era ini merupakan harmonisasi antara peranan digitalisasi dan manusia. Sehingga manusia masih berperan aktif dalam membangun sebuah nilai baru yang nantinya disempurnakan dengan bantuan digital.
Dalam hal kolaborasi digital, perusahaan dapat menggunakan tools seperti aplikasi kolaborasi internal perusahaan salah satunya adalah aplikasi hr Worxspace. Aplikasi ini
menjadi salah satu solusi yang dapat digunakan untuk dalam menunjang kolaborasi internal perusahaan sehingga dapat memperlancar arus komunikasi.
Benefit Menggunakan Aplikasi HR Worxspace
Tidak hanya memfasilitasi kolaborasi internal perusahaan, Worxspace juga disebut dengan all in one apps dimana dapat berperan sebagai aplikasi yang membantu urusan personalia. Lalu apa saja benefit yang dapat didapatkan oleh user Worxspace?
1. Efisiensi Operasional
Operasional sehari-hari menjadi pekerjaan rumah tersendiri bagi perusahaan. Ketika kegiatan operasional tidak dikelola dengan baik, hal ini akan berpengaruh pada kegiatan yang lain.
Menggunakan aplikasi Worxspace, menjadi salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Hal ini karena Worxspace mampu mengotomatisasi sejumlah tugas administratif HR meliputi manajemen data karyawan, perhitungan gaji, pemrosesan cuti serta administrasi pelatihan.
2. Penghematan Biaya
Benefit selanjutnya adalah dari segi biaya. Hal ini karena dengan otomatisasi proses HR, perusahaan dapat merampingkan biaya terkait fisik seperti administrasi manual meliputi penggunaan kertas, penyimpanan untuk mengelola tugas-tugas administratif.
3. Peningkatan Pengambilan Keputusan
Aplikasi kolaborasi Worxspace, memberikan akses mudah pada data penting terkait SDM seperti informasi karyawan, riwayat kerja dan pelatihan-pelatihan yang telah dilaksanakan.
4. Peningkatan Kepuasan Karyawan
Sebagai salah satu aset perusahaan, karyawan memainkan peran penting dalam keberhasilan perusahaan. Dengan aplikasi Worxspace memungkinkan perusahaan untuk dapat meningkatkan kepuasan karyawan. Aplikasi ini dapat memberikan kemudahan akses terhadap informasi pribadi, tunjangan, gaji dan kesempatan pengembangan karir.
5. Akurasi dan Konsistensi Data
Keuntungan lain yang ditawarkan Worxspace adalah memungkinkan penyimpanan data karyawan yang terpusat dan terintegrasi sehingga karyawan dapat menjadikan Worxspace sebagai sarana pusat informasi perusahaan.
6. Pengembangan Karyawan
Hal yang penting dalam sebuah perusahaan adalah pengembangan karyawan. Dalam hal ini, Worxspace dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan training dan pengembangan berdasarkan kebutuhan dan data yang sudah dikumpulkan.
Fitur-Fitur Pendukung Yang Dapat Digunakan
Dari berbagai benefit yang ditawarkan, Worxspace hadir dengan berbagai fitur yang mendukung kolaborasi digital seperti berikut:
1. Direktori Perusahaan
Fitur ini memfasilitasi perusahaan dalam aksesibilitas informasi perusahaan, dimana hal ini mencakup:
a. Profil Perusahaan
Memfasilitasi informasi profil termasuk visi misi perusahaan yang dapat diakses seluruh anggota perusahaan.
b. Board if Director
Fitur ini membantu karyawan mengenal profil BOD dan jajaran pemimpin perusahaan.
c. Document Management
Kemudahan akses dan dokumen-dokumen perusahaan untuk seluruh karyawan.
d. Employee Directory
Kemudahan akan akses direktori kontak seluruh karyawan tanpa harus menambahkan kontak atau nomor HP tiap karyawan. Hal ini dapat memudahkan internal perusahaan dalam berkomunikasi satu sama lain dengan tetap menjaga privasi masing-masing.
2. Platform Komunikasi Instan
Worxspace dirancang untuk menjadi partner kolaborasi internal perusahaan dimana hal ini mencakup:
a. Personal Chat
Sama seperti chat pada umumnya, Worxspace memfasilitasi percakapan personal dengan memberikan kemudahan akses kontak pada seluruh karyawan perusahaan.
b. Group Chat
Fitur ini memungkinkan user untuk membuat chat berdasarkan departemen atau divisi lebih fleksibel.
c. Broadcast Message
Perusahaan dapat menciptakan channel broadcast sendiri yang digunakan untuk menyebarkan informasi satu arah.
d. Chat Bot
Chat Bot dapat membantu mengoptimalkan fungsi percakapan internal perusahaan dengan menggunakan automasi chat bot yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
e. Sticker
Karyawan juga dapat menyampaikan ekspresi dan reaksi dengan sticker. Sticker ini juga dapat dicustomisasi sesuai kebutuhan dan branding perusahaan.
3. News And Greet
Fitur yang satu ini dapat mempererat hubungan antar karyawan, dimana didukung oleh kemampuannya:
a. Company News
Memungkinkan karyawan untuk selalu mengupdate berita perusahaan dan sebagai jalur komunikasi yang paling mudah diakses untuk karyawan.
b. Greetings
Mampu memfasilitasi karyawan untuk saling berinteraksi dan memberikan ucapan seperti pada momen ulang tahun, selamat datang karyawan baru dan lain sebagainya.
4. Smart Pesonalia
Fitur ini dapat meringankan tugas HR ataupun personalia dengan kemampuannya untuk:
a. Leave & Approval
Dalam urusan cuti, fitur ini memberikan kemudahan pengajuan cuti serta perijinan karyawan dengan mekanisme approval berjenjang.
b. Employee Onboarding
Fitur ini akan membantu karyawan baru untuk beradaptasi dengan perusahaan dengan program-program onboarding yang dirancang.
c. Personalia Chat Bot
Ini akan memudahkan HR dengan otomatisasi chat layanan personalia. Hal ini mencakup kuota cuti, SOP ataupun urusan personalia yang lain.
d. Internal Polling
Worxspace juga memfasilitasi perusahaan untuk membuat polling internal perusahaan.
e. Personalia Broadcast
Fitur ini memungkinkan HR untuk menyebbarkan pesan boardcast keseluruh karyawan atau beberapa karyawan tanpa tambahan biaya apapun
f. Employee Inbox
Fitur ini menyediakan kotak pesan untuk menyimpan informasi penting seperti kontrak kerja, sertifikat, SPT pajak, slip gaji dan dokumen personal karyawan.
Kesimpulan
Menggunakan aplikasi hr Worxspace dalam kolaborasi digital dapat menjadi salah satu solusi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam menyongsong era 5.0. Hal ini didukung oleh fitur-fitur lengkap dari Worxspace dan kemampuannya untuk mewadahi seluruh ekosistem dan komunikasi internal perusahaan. Apakah anda siap menerapkan kolaborasi digital?
Bila anda ingin mengetahui selengkapnya, anda dapat langsung mengunjungi worxspace.id atau menghubungi kontak customer service worxspace.
